Qué necesitas para cerrar una cobertura con un banco

Decidiste cubrirte. Ya sabes cuántos dólares vas a pagar o cobrar y en qué fecha, y quizás ya miraste a cuánto está el forward. Ahora viene la parte que nadie te explica: qué te pide el banco para poder cerrar la operación.

La mala noticia es que no se hace de un día para otro. La buena es que casi todo se hace una sola vez. Esta es la lista de lo que necesitas, en el orden en que suele pasar.

1. Estar vinculado al banco

Lo primero es que el banco te conozca como cliente. Si ya tienes cuentas con él, buena parte está hecha, pero para operar derivados normalmente te pedirán actualizar la información. Es el proceso de conocimiento del cliente que los bancos aplican por la regulación de prevención de lavado de activos.

En general te pedirán algo como esto:

• Certificado de existencia y representación legal reciente.
• RUT de la empresa.
• Estados financieros de los últimos periodos y, a veces, la declaración de renta.
• Documentos de identidad del representante legal.
• Composición accionaria y beneficiarios finales.
• Formulario de vinculación del banco, diligenciado y firmado.

Cada banco tiene su propia lista y sus propios formularios. Pídela completa desde el principio para no ir entregando documentos por partes.

2. Firmar el contrato marco de derivados

Antes de la primera operación, tú y el banco firman un contrato marco. Es el acuerdo general que define las reglas de todas las operaciones de derivados entre los dos: cómo se confirman, cómo se liquidan, qué pasa si alguien incumple, cómo se terminan anticipadamente y qué ley aplica.

Se firma una sola vez y suele venir con anexos: por ejemplo, los tipos de producto que puedes operar, las condiciones de garantías o los datos de contacto y de las cuentas. A partir de ahí, cada operación nueva no necesita un contrato propio: basta una confirmación que remite al contrato marco.

Léelo con tu abogado. Es un documento largo y estándar, pero ahí están las condiciones que importan si algo sale mal, como las causales de terminación anticipada.

3. Tener un cupo para derivados

Un forward es una obligación a futuro. Si el dólar se mueve mucho entre el día en que cierras y el vencimiento, una de las dos partes queda «perdiendo» frente al mercado. Si fueras tú y no cumplieras, el banco tendría una pérdida. Ese es el riesgo de contraparte.

Por eso el banco te asigna un cupo o línea de crédito para derivados: el riesgo máximo que está dispuesto a tener contigo. Lo aprueba su área de crédito, casi siempre con base en tus estados financieros, y determina cuánto puedes cubrir y a qué plazo.

• No consume el monto total de la operación, sino una fracción que refleja cuánto podría moverse el dólar.
• Mientras más largo el plazo, más cupo consume la misma operación.
• Según tu perfil, el banco puede pedirte garantías, un depósito como colateral o que cumplas llamados al margen si la operación se mueve mucho en tu contra.

Pregunta cuánto cupo tienes aprobado y cuánto estás usando. Es un límite real: si se agota, no puedes cerrar más coberturas con ese banco hasta que venzan las anteriores o te lo amplíen.

4. Definir quién puede cerrar

El banco necesita saber quién en tu empresa está autorizado para pactar operaciones por teléfono o chat y quién firma las confirmaciones. Normalmente se registra en un anexo del contrato marco o en un formato aparte.

• Firmas autorizadas: quiénes firman las confirmaciones y con qué límites.
• Poderes: si quien cierra no es el representante legal, puede necesitar un poder o una autorización expresa.
• Operadores: las personas que hablan con la mesa del banco. Conviene que sean al menos dos, para que una ausencia no te deje sin poder cerrar.

Revisa también tus estatutos: algunas empresas exigen autorización de la junta directiva para operaciones por encima de cierto monto.

5. Cómo se cierra una operación

Con todo lo anterior en orden, cerrar es rápido. Así suele verse:

1. Pides la cotización. Llamas o escribes a la mesa del banco: «Quiero comprar USD 200.000 a 90 días, forward non-delivery». Te dan una tasa, que vale por pocos segundos o minutos.
2. Comparas. Si tienes cupo con más de un banco, pides cotización a todos al mismo tiempo.
3. Aceptas. Le confirmas al banco elegido que cierras. En ese momento la operación ya quedó pactada, aunque todavía no hayas firmado nada.
4. Recibes la confirmación. El banco te envía un documento con los términos: monto, tasa, fecha de vencimiento, modalidad de cumplimiento y tasa de referencia.
5. Verificas y firmas. Revisas que todo coincida con lo que pactaste y la devuelves firmada.

Las llamadas con la mesa normalmente se graban, pero no te quedes solo con eso: revisa la confirmación con cuidado. Un error en la fecha o en la modalidad es más fácil de corregir el mismo día que al vencimiento.

6. Después de cerrar

La confirmación es tu soporte de la operación. Guárdala junto con la factura o el contrato comercial que estás cubriendo: te servirá para tu contabilidad y para cualquier revisión.

Registro y reporte. En Colombia las operaciones de derivados tienen obligaciones de registro y reporte. Por lo general el banco se encarga de reportarlas, pero pregúntale si a tu empresa le corresponde algún trámite, sobre todo si la operación es con una entidad del exterior.

El vencimiento. Si el forward es con entrega (delivery), ese día entregas los pesos y recibes los dólares, o al revés si exportas. Si es sin entrega (non-delivery), solo se paga la diferencia entre la tasa pactada y la TRM de la fecha acordada, y tú compras o vendes los dólares en el mercado por aparte. Lo explicamos en forward delivery vs. non-delivery.

Contabilidad e impuestos. Los derivados tienen un tratamiento contable propio (valoración a mercado, posible contabilidad de coberturas) y efectos tributarios. Esta guía no entra en eso: consulta a tu contador o revisor fiscal antes de la primera operación.

Consejos para no pagar de más

• Ten cupo en más de un banco. Sin con quién comparar, no sabes si la tasa que te dan es buena. Dos bancos ya hacen una diferencia.
• Conoce la tasa de referencia antes de llamar. Calcula a cuánto debería estar el forward con la calculadora de forward USD/COP y mira el dólar hoy. Así sabes cuánto margen te está cobrando el banco. Si quieres entender el cálculo, lee cómo se calcula un forward.
• Ten una política de cobertura escrita. Qué porcentaje de la exposición cubres, a qué plazos, con qué productos y quién aprueba. Evita decisiones improvisadas cuando el dólar se mueve y le da tranquilidad a la junta.
• Mide primero tu exposición. Antes de cerrar, ten claro cuánto y cuándo. Si no lo tienes, el simulador de exposición te ayuda a empezar.

Esta guía es informativa y general. No es asesoría legal, tributaria ni de inversión; los requisitos exactos los define cada banco.